Managementul financiar al proiectelor SEV in 2012

.

Conceperea proiectului si scrierea cererii de finantare

 

Cunoasterea ghidului programului, a apelului national la propuneri de proiecte  (documente disponibile pe site-ul Programului Tineret in Actiune la documentele de candidatura) precum si a contractului si anexelor sale (disponibile la sectiunea Contracte si Anexe

  • sumele specifice pe capitole bugetare
  • plafoane maxime per proiect (Exemplu 6.1.3 Evaluarea capacitatii financiare Se va desfasura in paralel cu evaluarea calitativa pentru acele institutii care nu sunt publice si ale caror sume solicitate cumulat in cadrul programului in anul 2011 depasesc 25.000 Euro.),
  • cheltuieli eligibile
  • co-finantarea solicitata din partea aplicantului pentru transport ( = 10 % din transportul voluntarului)
  • co-finantarea pentru proiect - nu se specifica cat trebuie sa fie ea si daca e in natura sau in cash
  • Apelul national 2012- O candidatura care indeplineste criteriile de eligibilitate trebuie sa indeplineasca concomitent urmatoarele criterii de selectie: - Candidatul trebuie sa aiba surse de finantare stabile si suficiente pentru asi mentine activitatea pe parcursul desfasurarii sau pentru anul in care este acordata finantarea, si sa contribuie la finantarea activitatii (atat pentru asigurarea prefinantarii sumei aferente soldului, cat si pentru asigurarea co-finantarii); - Candidatul trebuie sa aiba capacitate financiara si administrativa suficienta si adecvata, precum si motivatie pentru a indeplini activitatea propusa.
  • in apelul national se specifica - alte prioritati nationale - prioritate rang 1 – propunerile de
    proiect cu buget de pana in 10.000 Euro, - prioritate rang 2 – propunerile de proiect cu buget intre 10.000 si 15.000 Euro  si - prioritate rang 3 – propunerile de proiect cu buget intre 15.000 si
    25.000 Euro 
  • citeste contractul de finantare sa vezi ca avansul este de 70 % si restul de 30 % - sau mai precis diferenta dintre costurile aprobate si costurile reale de proiect o primesti dupa finalizarea evaluarii raportului de proiect (evaluarea dureaza 3 luni de la momentul primirii raportului de catre Agentia nationala). Asta implica ca eu ca aplicant cheltuiesc 100 % si primesc ulterior diferenta de 30 %
  • aplicantul va trebui sa depuna la final de proiect copii ale chitantelor si facturilor (respectiv alte documente justificative solicitate de Agentia Nationala - vezi reguli financiare 2011) care sa justifice toate cheltuielile aprobate, adica 100% .

Implementare proiect

 

  • Anexe la contract. Se vor completa mai multe tipuri de anexe: anexe standard impuse de AN: Formularul de candidatura, Formularele de raportare, Regulile financiare, Raport de activitate al mentorului și anexe survenite ca urmare a oricărei modificări, stipulate intr-un document oficial care constituie anexă la contractul inițial:  modificarea perioadei stagiului, pierderea unui voluntar, etc
  • Bugetul aprobat.
  • Se vor obține acte justificative conform Legislației în vigoare și se vor păstra în contabilitatea organizației, pentru toate cheltuielile efectuate în cadrul proiectului (indiferent dacă sunt sau nu solicitate la raportarea finală de AN)
  • Pe toate chitanțele și facturile originale emise în cadrul proiectului se va consemna: ”Plătit din proiectul: <nr. de referinta>” 
  • Organizatia se va consulta cu agentia pentru a intelege de ce s-au modificat anumite sume.
  • Se va analiza si se vor vedea implicatiile modificarilor asupra modului in care se desfasoara proiectul.
  • Se va semna contractul luand in considerare perioada de eligibilitate a costurilor.
  • Se va consulta indrumarul financiar pentru a vedea tipul de documente justificative pentru fiecare categorie aprobata.
  • Daca sunt neclaritati, se va consulta Departamentul Financiar din cadrul Agentiei Nationale.
  • Informeaza-te cu privire la procedurile si documentele utilizate pentru modificarile de buget in relatie cu Agentia Nationala.
  • Informeaza Agentia Nationala – responsabili actiunea 2- despre anumite situatii care pot aparea in proiect si care sa duca la modificari (implicit financiare).
  • Stabileste un set de documente interne financiare pentru categoriile costuri gazduire si costuri alocatie voluntar.

De reținut la fiecare capitol bugetar:

Transport

  1. Solicitarea ofertelor de pret de la mai multi furnizori pentru transportul international, pentru a se a cauta cel mai bun pret.
  2. Justificarea cumpărării biletelor de călatorie cu factură și chitanță, copia biletului, copie boarding pass-uri.  

Costuri proiect

Orice costuri privind direct punerea în aplicare a proiectului (inclusiv costuri de pregătire a activităților,
pentru indeplinierea sarcinilor, susţinere lingvistică şi personală, mentorat acordat voluntarului, cazare, masă,
transport local, asigurarea echipamentului și a materialelor, evaluare, diseminare și exploatare de rezultate, activități de continuare/follow up). 

Incepand cu anul 2012 acestea inglobeaza costurile de gazduire, trimitere si coordonare (care erau separate pana in 2011).

Găzduire

Aceste costuri nu trebuie justificate prin facturi si chitante ci prin descrierea activitatile in raportul de activitate. In contabilitatea interna trebuie tinute insa si aceste documente.

Cazare
  • daca aveti un apartament sau orice fel de cazare care sa corespunda unor cerinte decente si de baza puteti folosi aceste facilitati
  • daca nu aveti puteti  inchiria un contract de închiriere cu o persoana fizica sau una juridica (proprietarul apartamentului)
  • daca proprietarul este o persoana fizica - conform contractului se face plata pe baza unei declaratii semnate de ambele parti
  • daca proprietarul imobilului este o persoana juridica atunci acesta va elibera o factura iar plata se poate face direct prin chitanta sau prin bancă
Masă
  • daca aveti posibilitatea puteti sa oferiti voluntarului posibilitatea să ia masa acolo unde servesc masa beneficiarii dumneavoastra
  • in unele situatii organizatiile au primit sponsorizare / suport de la Universitati pentru ca voluntarii SEV sa serveasca masa impreuna cu studentii
  • daca organizatia asigura masa personalului (angajati si / sau voluntari) ar putea sa le ofere masa si voluntarilor SEV 
  • multe organizatii ofera voluntarilor SEV o suma de bani lunar pentru ca acestia sa isi procure produse alimentare sau sa serveasca masa dupa cum doresc. Aceasta abordare incurajeaza voluntarul sa experimenteze :  planificarea pentru masa, realizarea de cumparaturi, gatirea alimentelor, managementul banilor; iar daca traieste cu alti voluntari SEV va avea oportunitatea sa-si dezvolte abilitati care tin de comunicare, colaborare, initiativa, impartirea sarcinilor, lucrul in echipa etc.   
  • Daca voluntarii primesc o suma de bani ei vor trebui sa semneze o declaratie ce va intra in contabilitate si nu trebuie sa colecteze bonuri si facturi pentru aceasta suma.  
Cursuri de limba/mentorat/cursuri de dezvoltare personală

  • se întocmesc contracte de prestări servicii
  • toate aceste servicii se pot realiza in regim de voluntariat daca organizatia gaseste persoane resursa in cadrul organizatiei sau in comunitate dispuse sa ofere suport
  • daca aceste servicii sunt prestate de catre persoane fizice atunci persoana care primeste din partea organizatiei bani pentru servicii va trebui sa realizeze o declaratie semnata care sa specifice clar suma primita si serviciile prestate
  • declaratiile si toate documentele trebuie sa fie realizate in perioada de eligibilitate a proiectului
  • de preferat, daca trebuie realizate contra cost aceste servicii, este sa semnati contracte cu persoane autorizate (Persoane Fizice Autorizate)  
Cheltuieli de trimitere / coordonare
  • Se vor introduce sumele aprobate in EVS Activity Agreement
  • Se stabilesc impreuna cu partenerii cum si cand vor fi transferati banii  (costuri trimitere) si se va specifica in EVS Activity Agreement  
  • Sumele alocate fiecărui partener se solicită de către organizatia coordonatoare prin invoice(facturi)
  • Se va solicita o singura factura pentru toate costurile pe care le realizeaza partenerul ( daca el cumpara biletul, plateste taxele de viza, vaccinarea, asigurari suplimentare, etc.)
  • Daca schimbi partenerul/ partenerii din proiect dupa aprobarea bugetului, consulta-te cu Agentia Nationala privitor la sumele pentru costurile de trimitere pe care trebuie sa le acorzi noilor parteneri (costurile de trimitere sunt diferite de la tara la tara iar tu ai un buget aprobat pentru costuri trimitere)

Alocația voluntarilor

  1. Voluntarul semneaza o declaratie  in fiecare luna care sa certifice ca a primit din partea organizatiei gazda suma specificata in contract
  2. Pentru contabilitate, acest document ar trebui sa fie in doua limbi ( limba romana si  limba engleza / franceza/ maghiara/  limba de comunicare cu voluntarul)
  3. Semneaza documentul in 4 exemplare (1 ex. pentru contabilitate, 1 pentru Agentia Nationala, 1 pentru voluntar, 1 pentru raportul organizatiei coordonatoare )
Exemplu de declaratie

 

Subsemnatul ……………., voluntar in cadrul proiectului  cu numele ……….., avand numarul de referinta RO-2.1-……,  declar ca azi , data de 05. 10.2011 , am primit de la asociatia/fundatia X suma de ……. Euro/lei reprezentand contravaloarea alocatiei voluntarului aferenta perioadei 05.10.2011 – 05.11.2011

                                                Am primit ( voluntarul )                                                             Am predat

Semnatura si stampila

 

Costuri excepționale

  • Viză şi vaccinare;
  • costuri legate de tinerii cu oportunități reduse sau cu nevoi speciale (de exemplu, contribuție la cazarea și masa participanților la Vizita de Pregătire în Avans, contribuţie pentru mentorat consolidat, vizită medicală, îngrijire medicală, sprijin pentru pregătire lingvistică suplimentară, pregătire suplimentară, facilități sau echipament special, persoană însoțitoare, cheltuieli suplimentare pentru tinerii dezavantajați economic, traducere /interpretare)

Modificari de buget in timpul proiectului (negocierea contractului)

 

 Modificarile de buget pot avea loc doar prin aprobarea AN si nu pot depasi suma aprobata prin contract (citeste contractul de finantare)

  • Raportare

    Ce conţine raportul final?

     Pentru completarea corecta a raportului final a fost elaborat un Ghid care urmareste pas cu pas ce este de facut. Acest Ghid este disponibil pentru toate actiunile la http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1. Dosarul raportului final al unui proiect Tineret în Acţiune este alcătuit din mai multe elemente:

    formularul de raport final care este alcătuit din:
    • datele de identificare ale proiectului (părţile I, II şi III din formular),
    • raportul de activitate (partea a IV-a din formular, în care este descris modul în care proiectul a fost efectiv implementat),
    • raportul financiar (partea a V-a din formular în care este se prezintă modul în care au fost realizate efectiv cheltuielile pentru implementarea proiectului),
    • lista de semnături ale participanţilor la proiect.

    Formularul standard de raport final aferent anului în curs poate fi descărcat de pe site-ul programului Tineret în Acţiune la www.tinact.ro la  secţiunea Formulare şi documente / Contrate şi anexe de unde se poate descărca şi prezentul Ghid (link direct: http://www.tinact.ro/contracte-si-anexe-1)

    documente justificative financiare

    anexe (ex. Centralizatorul de cheltuieli)

    alte documente care vin în completarea şi sprijinul celor declarate în raportul final (ex. comunicate și articole de presă, materiale de promovare, de diseminare și exploatare a rezultatelor (fluturași, afișe, broșuri, filme), CD cu poze etc

     

    Care sunt fazele evaluării raportului final?

     Odată ajuns la Agenţia Naţională (fie trimis prin poştă/curierat, fie depus personal la secretariatul Agenţiei), raportul final trece prin trei tipuri de evaluare succesive:

    1)      verificarea administrativă a dosarului de raport final (eligibilitatea dosarului),

    2)     evaluarea tehnică a raportului de activitate şi a modului în care au fost implementate activităţile de proiect,

    3)     evaluarea financiară, a Centralizatorului de cheltuieli şi a documentelor justificative financiare.

     Mai jos găsiţi descrise fiecare din aceste etape împreună cu informaţiile necesare pentru întocmirea corectă a unui dosar de raport final.

    • Lista de verificare
    • Tabelul cu costurile proiectului
    • Formulare
                                Commentarii (2)
                                steligrigore 03:56
                                Referitor la: Daca voluntarii primesc o suma de bani ei vor trebui sa semneze o declaratie ce va intra in contabilitate si nu trebuie sa colecteze bonuri si facturi pentru aceasta suma.
                                E aplicabil pentru proiectele depuse doar in 2012 sau si pentru cele care au inceput anul trecu si se vor termina anul acesta? Pana in momentul de fata am reusit performata sa fac un dosar destul de "barosan" doar la chletuilei de masa...plus la celelete categorii, se aduna ceva hartie pe acolo...ar fi un lucru benefic...
                                Manu 02:31
                                Voluntarii nu trebuie sa justifice fata de Agentie la decontul raportului final sumele de bani primite cu documente justificative gen bonuri fiscale, chitante...cu exceptia situatiilor in care sumele primite sunt incadrate in categorii de costuri reale si se deconteaza pe baza de documente financiare (ex. transport local in cadrul diseminarii suplimentare sau pentru obtinerea permisului de sedere, cheltuiala incadrat in categoria costuri de viza).
                                Insa, pentru proiectele finantate incepand cu anul 2012, conform criteriului contractual aferent modalitatii de plata, voluntarii vor primi atat alocatia cat si banii aferenti sprijinului financiar (masa, transport local..etc) prin TRANSFER BANCAR. Desigur, declaratia semnata va fi utilizata in continuare, doar modalitatea de plata este diferita, disparand posibilitatea de a fi platiti in numerar. Alte informatii regasiti in Indrumarele financiare disponibile pe www.tinact.ro
                                 
                                Se incarcă